Zaman Yönetimi Nedir ? #
Zaman yönetimi; üreticiliği ve verimliliği arttırmak amaçlı olarak, belirli aktiviteler üzerinde harcanan zamanı bilinçli bir şekilde kontrol etme yöntemidir. Zaman yönetimi, belirli görevleri, projeleri bitirirken kullanılan çeşitli beceriler, araçlar ve teknikler ile desteklenebilir. Bu beceri, araç ve teknikler; planlama, dağıtma, hedef belirleme, yetkilendirme, zaman analizi, gözlemleme, tertipleme, zamanlama ve önceliklendirme ve benzerlerini içerir. Önceleri, zaman yönetimi sadece iş ve çalışma etkinlikleri için kullanılırken, sonraları kişisel aktiviteler için de kullanılmaya başlanmıştır. Bir zaman yönetimi sistemi; proseslerin, araçların, tekniklerin ve metotların tasarımlı bileşimidir. Zaman yönetimi genel olarak proje geliştirmede bir gerekliliktir, zaman yönetimi projenin tamamlanma zamanını ve ölçeğini belirler.
Zamanı verimli kullanmak #
Zaman planlaması kişiye göre değişmekle beraber kesinlikle yazarak yapılması gerekmekte. Kaleme dökülen planlar araştırmalara göre hem motive edici olmakta, hemde hatırlamak adına daha kalıcı bir çözüm olmakta. Zaman yönetimi yapılırken belli başlı hususlara dikkat etmek gerekiyor.
Amaçlar: Yapmak istenilen tam olarak ne? Günlük, haftalık, aylık ve yıllık dönemlerde amacımız nasıl şekilleniyor? Bu nedenle amaçları önceden netleştirmek gerekiyor.
Yıllık planlar: Günleri haftalar, haftaları aylar, ayları ise yıllar kovaladığı için bir yıl içerisinde yapılacak önemli olan şeyleri belirlemek gerekiyor.
Haftalık ve günlük planlar: Haftalık olarak bir program hazırlanması, günleri daha net ayarlamamıza yardımcı oluyor. Günlük planlar ise saatleri verimli kullanmayı sağlıyor. Tüm planlar yazarak yapıldığı için unutulması riski ortadan kalkıyor. Buda aslında daha sonrası için biriken işlerin önümüze serilmesini engellemiş oluyor.
Öncelikler: Saatlik, günlük, haftalık, aylık yada yıllık olmak üzere eğer bir plan/program yapıyorsak bunun içerisindeki öncelikleri mutlaka belirlemek gerekiyor. Arabayı temizlemek mi önce geliyor yoksa tamire götürmek mi önce geliyor? Temizlik yapmak mı önce geliyor yoksa TV izlemek mi? Toplantı mı? Yazışmalar mı? vb.
Zaman vampirleri: Dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri bu. Zira hem motivasyonu etkilemekte hemde elde avuçta kalan sınırlı vakti adeta bir vampir gibi sömürmekte. Bu konuyu detaylı olarak ele almak gerekiyor.
Zamanımızı en çok neler tüketir. #
Telefon görüşmeleri: Gün içerisinde gerek işimiz gerek özel konularımız gereği telefon görüşmeleri yapmak zorundayız. Fakat gereken dışında sadece dedikodu yapmak adına, boş boş gevezelik yapmak adına yapılan telefon görüşmeleri hem zamana hem bütçeye zarar.
Beklenmeyen misafirler: Siz ev işleriyle meşgulken biri kapıyı çaldı, canı sıkılan komşunuz sohbete gelmiş. İş yerinizde yoğunluğun en tavanda olduğu bir saatte bir arkadaşınız “geçerken uğradım” diyerek size kendini zorla buyur ettirdi. Kırmamak için çoğu zaman kendi zamanımızdan harcayarak beklenmedik misafirlerimizle vakit geçirebiliyoruz. Bunun önüne geçebilecek bir kaç faktör elbette bulunmakta. Kapıyı açmamak, sekretere yok dedirtmek, toplantıyı bahane etmek, randevu sistemi ile çalışmak, en önemlisi “hayır” demeyi bilmek.
Dağınıklık – Düzensizlik: Görsel düzen zihinsel düzeni sağlar. Zihinsel sakinlik ise motivasyonu artırır. Dağınık bir çalışma ofisi/masası sizin iş yapmanızı engelleyecektir. Gözleriniz ve kafanız yorulacak, objeler çeşitli çağrışımlara sebep olarak aklınızı dağıtacaktır. bilgisayarınızı mutlaka düzenleyin. Aynı zamanda gereksiz titizlikte zaman kaybettiren faktörlerdendir. Örneğin günde 5 kere çalışma masanızı silmeniz gereksizdir.
Kararsızlık ve Erteleme: Zamanı en çok emen vampirlerden olan bu ikili, zaman yönetimi dışında bir konu olarak incelemeye değer. Kararsızlık, hedef belirlememekten ve kısa vadeli planlar yapmamaktan kaynaklanıyor. Boş bir gününüzde “bugün ne yapsam / yapsak?” sorusu kararsızlık ve plansızlıktan kaynaklanmatadır. Sırf bu nedenle o gün gidilebilecek bir fuar, seminer, tiyatro vb. için önceden ayarlanmadığından katılım hakkınız kalmayabilir.
Zaman yönetiminde püf noktalar: #
- İşleri küçük bölümlere ayırın.
- Ertelemeyin şimdi yapın.
- Kendinize veya yönettiğiniz gruplara işlerin bitmesi halinde küçük ödüller koyun.
- En verimli çalıştığınız saatleri belirleyin.
- Yapılacak işlerinizi öncelikli, acil, önemsiz, gereksiz şeklinde işaretleyin.
Bu konuda şu maddeleri kullanabilirsiniz.
1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler
2. Acil ama Önemsiz İşler
3. Acil Olmayan ama Önemli İşler
4. Acil ve Önemli İşler
- Başladığınız işi bir kerede tamamlayın uzatmalara oynamayın.
- Her 1 saate 10 dk. mola verin.
- Zor işleri önce yapın kolay ve sevdiğiniz işleri sona saklayın.
- Hızlı okuma tekniklerini öğrenin.
- Teknolojiyi etkin kullanmayı öğrenin.
- Yaptığınız planlara sadık kalın ve tek bir takvim kullanın.
- Benzer işleri bir arada halletmeye özen gösterin. Faturalar, bankalar, postane, kargo işleri vb.
- Olağan bir gününüzü harcadığınız zaman giderlerine göre rapor edin. İş görüşmeleri 2 saat sürdü vb.
- Algı tipinizi belirleyin. İnsanlar görsel, işitsel ve kinestetik olarak üç tipte algılarlar. İnternette bulabileceğiniz basit testler ile kendinizi sınayıp öğrenme hızınızı artırabilirsiniz.
- Aynı anda birden fazla iş yapabilirsiniz. İşe veya okula giderken kitap okuyabilir, telefonunuzdan film/dizi izleyebilir, müzik dinleyebilir, önceden kaydedilmiş eğitim seslerini veya videolarını çalışabilirsiniz.
- Önemli görüşmelerinizi sabah erken saatlerde yapın. Zira akşama doğru yapacağınız bir görüşmeyi düşünmek sizi endişelendirebilir, motivasyonunuzu ve performansınızı düşürüp zaman kaybetmenize yol açabilir.
- Geçmişi unutun. Eskiden yapılanlar artık geçti gitti. Şimdiki zamana ve geleceğe odaklı hareket edin.
- Yapacağınız her iş için bir başlangıç birde bitiş zamanı belirleyin. Bu sürece uyum göstermeye gayret edin.
- Sık sık not alın. Ajandanıza veya not defterinize alacağınız notlar, fikirler, planlar zihninizi temiz tutar. Daha az şey düşünüp daha çok verimli olmanızı sağlar.
- Planlamada zaman kaybetmeyin hızlıca yapıp derhal harekete geçin. Çünkü plan yaparken bahane üretmeniz olası bir durum. Benim plana ihtiyacım yok, plan yapmayı bilmiyorum, plansız daha iyi hallederim, plan yapmaya vaktim yok vb.
